Chaos auf dem Schreibtisch?
Bei den meisten Unternehmern ist Chaos auf dem Schreibtisch die Regel, da herrscht echtes Chaos. Es wird viel gesucht und weniger gefunden. Die Wiedervorlagemappen sind für kreative Chefchaoten nicht die erste Wahl, weil sie nicht sofort sehen, was in der Terminmappe versteckt ist. Wenn Sie damit zurechtkommen, ist dieser Blogbeitrag nichts für Sie! ?
Als Unternehmer können Sie Prioritäten setzen, das kennen Sie ja schon. Deshalb ist die eigene Organisationstruktur so wichtig. Nehmen wir an, Ihr Schreibtisch wäre immer „fast“ leer. Es liegt nur das vor Ihnen, was zu bearbeiten ist. Sie haben alle Aufgaben dennoch im Blick und es flutschen keine Fristen mehr durch. Sie finden, statt zu suchen. Also Kopf endlich frei! Na, was sagen Sie?
Wir haben es probiert und es funktioniert. UND DAS im Zeitalter der Digitalisierung (es redet ja kaum einer von etwas anderem, außer der DSGVO, die wirklich wichtig ist). Das eine schließt das andere ja nicht aus – oder haben Sie trotz Digitalisierung kein Papier mehr?
Eine sehr einfache Methode ist die professionelle Mappenorganisation. Es gibt verschiedene Anbieter, wir haben uns für Classei entschieden. Preislich gibt es bei den Anbietern nicht sehr große Unterschiede. Es lohnt sich, die Anweisungen und Beschreibungen genauestens zu befolgen.
Sie haben eine Box mit Mappen für die alltäglichen Dinge. Die sortieren Sie nach Wichtigkeit und arbeiten die Mappen nacheinander ab.
Jede Mappe bekommt eine Beschriftung, z.B. aktuelle Anrufe, in Klärung, Kunden in Anbahnung, eine Mappe pro Baustelle, Rechnungen, …ganz so wie SIE es brauchen!
Dazu gibt es Terminkarten. Hier legen Sie die Mappen ab, bei denen Sie Fristen einhalten müssen oder Dinge, die Sie heute nicht erledigen können.
Der Vorteil: Wenn Sie einen Vorgang suchen, können Sie ihn aufgrund der Mappenbeschriftung jederzeit finden. Früher haben Sie die Terminmappe komplett durchgesucht. Mit Classei haben Sie den Vorgang mit einem Griff.
Vorgänge, die an Kollegen weiter gegeben werden, gehen in der Mappe weiter. So ist auch hier alles komplett. Nichts geht verloren. Und durch die Reiter ist die Mappe jederzeit wieder auffindbar.
Was Sie alles dafür benötigen, finden Sie auf www.classei.de oder Sie rufen unsere Litano-Mitarbeiterin Meike Wildgruber an! Frau Wildgruber empfiehlt auf jeden Fall immer am eigenen unaufgeräumten Schreibtisch anzufangen und allen „Zetteln“, auch den „ganz alten“, Kategorien zuzuordnen. So ergibt sich ganz automatisch eine Organisationsstruktur. Das Chaos auf dem Schreibtisch ist behoben!
Wenn Mitarbeiter beteiligt sind, sollten alle mit diesem System arbeiten, da auch ganz einfach Papier-Informationen ausgetauscht werden können. Ihr Litano Team wünscht viel Erfolg bei der „Aktion leerer Schreibtisch“!
Teilen Sie mit uns gerne Ihre Erfahrung und schicken uns eine E-Mail!
Ihre
Susanne Hasemann
Quelle Foto: www.classei.de mit freundlicher Genehmigung
